Автоматизация бизнеса

Любой бизнес на начальном этапе имеет ручное управление. Чтобы добиться дальнейшего развития, в обязательном порядке необходимо автоматизировать трудоемкие операции. В этом помогают современные информационные технологии, способные существенно упростить оперативную работу. Сегодня наблюдаются тенденции по автоматизации бизнеса и внедрению инновационных решений там, где они до этого вообще не применялись ранее.

Что такое автоматизация бизнеса в реальных условиях?

Автоматизация бизнес процессов предполагает переход компании от трудоемкого и затратного ручного управления к внедрению информационных технологий. Они помогают освободить руководителей и сотрудников от выполнения рутинных операций. Такие действия более характерны для крупных организаций, но и малый бизнес зачастую перенимает положительный опыт.

Небольшие фирмы берутся за автоматизацию процессов в следующих ситуациях:

• упрощение стандартных процессов, которые не связаны напрямую с получением дохода, но являющиеся необходимыми – бухгалтерский учет, составление отчетности, ведение баз данных;
• улучшение ключевых процессов, от которых напрямую зависит доход и получение прибыли – внедрение системы CRM.

Если говорить простыми словами, то программное обеспечение упрощает ведение отчетности или налаживает взаимодействие с клиентами. В первом случае основная задача заключается в обеспечении стабильности функционирования небольшого бизнеса за счет исключения человеческого фактора, а во втором случае создаются предпосылки для расширения и развития за счет экономии внутренних ресурсов. Конкурентные преимущества удается получить за счет улучшения сервиса, удержания клиентов.

Специалисты обращают внимание на разницу между автоматизацией учета и реальной автоматизацией управления бизнесом. Первая зачастую помогает с минимальными затратами выполнять обязательства индивидуального предпринимателя перед государством, а вторая реально снижает оперативные расходы и увеличивает прибыль. Если бизнес начинает работать эффективнее, то он зарабатывает больше.

Что представляют собой системы автоматизации бизнеса?

Системами автоматизации называют специальные программы и сервисы, позволяющие перейти от рутинного ручного труда к современным технологиям. Сюда можно отнести ERP для управления ресурсами предприятия или облачные сервисы для обеспечения работоспособности интернет-магазина. Все это становится частью автоматизации управления бизнеса.

Каждая система направлена на несколько ключевых процессов – сбор и обработка данных, предоставление информации в удобном виде. Руководитель или профильный специалист сам выбирает наиболее удобный формат.

Ярким примером является формирование «воронки продаж» за счет сбора информации о клиентах и стадиях переговоров с ними. Для этого в систему вводятся соответствующие контакты с указанием конкретного статуса, к этому добавляется информация о сделках.

Правильно настроенная система управления самостоятельно способна проанализировать полученные данные, накопить статистику и сформировать «воронку продаж». Руководителю не придется самостоятельно заниматься такой работой. Это пример того, как персональная CRM система способствует сохранению ресурсов и экономии времени.

Что дает реальная автоматизация компании?

Не все предприниматели могут оценить реальные преимущества от разработки CRM системы конкретно под свои нужды. Наши специалисты всегда готовы проконсультировать по поводу внедрения современных информационных технологий.

Они позволяют добиться реальных изменений:

• повышение общего качества обслуживания клиентов;
• улучшение логистики на всех этапах – поступление товаров на склад, отправка клиенту;
• оптимизация оперативных расходов;
• точное планирование расходов и доходов для исключения кассовых разрывов;
• оценка рентабельности того или иного проекта;
• оперативная подготовка документов для партнеров, подрядчиков, клиентов – от первичного коммерческого предложения до акта приема;
• снижение нагрузки на руководителя и управляющих специалистов за счет избавления от рутинных процедур;
• составление разнообразных отчетов в режиме реального времени без задержек;
• эффективное распределение рабочего времени сотрудников и исключение неоправданных простоев;
• минимизация влияния человеческого фактора на различные бизнес-процессы;
• повышение безопасности хранения важной информации и коммерческой тайны;
• ускорение выполнения различных бизнес-задач.

Итоговым результатом является поддержание оперативной деятельности компании. Персональная CRM система начнет заниматься учетом и контролем над различными процессами. Если за дело берутся квалифицированные специалисты, то положительные изменения заметны уже через несколько недель после внедрения.

Какие процессы в бизнесе нужно автоматизировать?

Зачастую предприниматели привыкают к определенному положению дел, но некоторые процессы просто необходимо автоматизировать. В первую очередь это касается рутинных и трудоемких операций, не связанных напрямую с получением прибыли. Любые задачи, отвлекающие непосредственно от основной деятельности, лучше сразу автоматизировать.

К типичным проблемным участкам относят:

• любые задачи, которые трудно выполнять вручную из-за их монотонности – анализ движения товаров, товарооборот в рознице, передвижение денежных потоков, расчет рентабельности проекта;
• работа сотрудников, привлеченных для выполнения рутинных операций – логисты, маркетологи, менеджеры по продажам, администраторы;
• внутренние процедуры – дебиторские расчеты, учет складских запасов, оценка занятости сотрудников, контроль выполнения нормативом.

Распространенным примером является настройка синхронизации между складами и витринами интернет магазина. Любой предприниматель приходит к осознанию того, что это нужно сделать. Для этого нужно только заказать автоматизацию бизнеса у специалистов студии jQube. Другим распространенным примером является использование программ для сбора данных о «холодных» звонках.

Как выбрать программный продукт?

Наша компания предлагает разработку CRM системы на заказ. Клиенту вовсе необязательно браться за автоматизацию сразу всех бизнес-процессов.

Клиентам предлагается два варианта:

1. типовые «коробочные» решения;
2. индивидуальная разработка.

Коробочные решения внедряются легче, но индивидуальная CRM система более гибко настраивается под конкретные нужды. В первую очередь решаются актуальные задачи, а в дальнейшем степень автоматизации только повышается. Это осуществляется пропорционально планам по развитию компании, поэтому подбираются наиболее оптимальные решения.

При выборе необходимо учитывать следующие аспекты:

• конкретные задачи и процессы;
• требования к функционалу системы;
• возможности дополнительной настройки;
• простота и удобство в использовании;
• интегрирование с мобильными устройствами;
• общая стоимость.

Сколько стоит система автоматизации?

Основная задача автоматизации управления бизнесом – экономия внутренних ресурсов и сокращение расходов. Если четких целей нет, то вся процедура будет пустой тратой денег. Четкого ответа на данный вопрос нет, потому что цена зависит от сложности задач.

Учитывается несколько аспектов:

• стоимость самого программного продукта;
• стоимость настройки;
• сложность дальнейшего сопровождения.

В некоторых случаях еще добавляется обучение руководителей и сотрудников.

Как происходит внедрение системы?

Программные продукты и сервисы можно использовать для многих бизнес процессов. Одним из самых простых примеров является оперативный сбор данных о состоянии дел внутри компании, поэтому руководитель моментально получает полную картину. У специалистов студии jQube можно заказать CRM систему, чтобы быстро получать сведения о поступлении денег, наличии задолженностей, рентабельности того или иного проекта.

В простом варианте внедрение подразумевает установку специального софта на компьютеры. Для реализации сложных задач происходит настройка системы под конкретные условия и практики, которые сложились в компании. Любая система управления должна соответствовать стандартам ISO 9001:2008. Подрядчик должен отразить специфику внедрения и учесть требования клиента.

Каковы риски внедрения?

Среди рисков таких операций выделяют вероятность срыва сроков или превышение изначального бюджета. В некоторых случаях требуется изменить бизнес-процессы под требования системы. Но опытные специалисты помогут правильно определить задачи и исключить возникновение тех или иных проблем.

Заказать